За кадром официального отчета о Кубке Японского дома осталось множество организационно-технических моментов. Обсудить их, поделиться опытом и, конечно же, узнать мнения участников Кубка видится мне очень важной задачей. В ходе текста встретится несколько опросов, я прошу всех энтузиастов риичи-маджонга отнестись максимально внимательно к ответам, т.к. именно на них мы будем опираться при подготовке и проведении наших следующих мероприятий. Если вы хотите просто посмотреть, как отвечали другие, — нажмите ссылку «Посмотреть результаты» — не нужно выбирать случайный вариант!

Начнем, пожалуй, со сладенького, точнее, с питания.

1. Еда.

Оказывается, весьма сложно определить не только количество необходимого печенья, чая и прочего на два дня на 100 человек, но и даже сказать точно — сколько комбо-обедов заказывать. Но обо всём по порядку.

1.1. Кофе-брейки.

Неожиданность первая — стаканчики для горячего стоят весьма дорого. Мы уложились примерно в 3000 рублей, но были жалобы на малую емкость и отсутствие крышек. В общем, стаканчики более емкие и с крышками на два дня на 100 человек обойдутся где-то в 5000 рублей!!! В связи с чем резонный вопрос:

Казалось бы вопрос банальный, но дело в том, что суммарная стоимость всех печенек, чая, кофе и сахара чуть меньше 6000 рублей. И получается, что стаканы — это где-то половина расходов на организацию кофе-брейка! А всё потому, что стканчиков на 100 человек на 2 дня нужно около 800 штук!!! И, похоже, я знаю, в чем тут беда - многие стаканы слиплись и людям было тяжело и лениво разделять их.

Вторая неожиданность. Половина всего закупленного съестного осталась не съедена. Самые вкусные вафли и те закончились лишь в середине второго дня, а одну коробку с печеньем вообще не открывали! Проще говоря, можно было либо купить меньше еды, но лучше стаканы, либо столько же еды, но чуть более дорогой.

Еще про сервис могу сказать, что в зону кофе-брейков, конечно, нужен отдельный человек, который бы подсыпал сладости в вазы, расставлял стаканчики и следил за чистотой, убирая при необходимости за игроками. А на Кубке всё-таки в большей степени самообслуживание получилось, и это не то, чего бы мы хотели.

1.2. Комбо-обеды.

Так получилось, что о возможности организовать централизованное питание стало известно совсем незадолго до даты проведения Кубка. Поэтому пришлось, обзванивая всех участников, уточнять, нужен ли им обед. Это был первый подводный камень. Второй — не все смогли сказать, хотят ли они обеды. Третий — некоторые, кто хотел, так и не пообедал и наоборот. Притом невозможно оценить, насколько они скомпенсировали друг друга, т.к. большинство были более организованными.

Разумеется, если обеды будут включены в стоимость участия, это только добавит проблем. Появятся талоны на обеды, которые будут выдаваться вместе с договором после оплаты участия, но возможность предоплаты есть не у всех...

Однако довольно о еде, перейдем к мастер-классу.

2. Мастер-класс.

Сразу скажу, что мастер-классы будут и дальше. Притом это я заявляю с определенностью. Вопрос лишь в том, в каком виде они будут проходить.

Пожалуйста, не стесняйтесь сказать правду — опрос у нас хоть и анонимный, но все прекрасно видели, что во второй день многих не было, а некоторые участники были заняты своими делами. И если вы пропустили хотя бы один мастер-класс, почему?

В этот раз у нас совместно с Японским домом была идея фикс организовать прямую трансляцию с Кубка. Но нужно ли транслировать именно мастер-класс? Не будет ли лучше записать его заранее в идеальных условиях и превосходном качестве, а потом уже опубликовать? Однако в этом случае не будет никакой интерактивности. Возможно, наоборот стоит сконцентрировать внимание на ответах на вопросы из аудитории?

Подумайте хорошо, прежде чем ответить, ведь далеко не каждый день у нас есть возможность учиться игре в риичи у профессионалов из Японии. Их приезд определенно нужно использовать с максимальной пользой для себя, ведь мы все вкладываем в это свои деньги — взносы за участие в Кубке!

И, конечно, тут невозможно не углубиться в технические детали. Если вам это неинтересно, можете смело пропустить следующие два раздела.

 

Если у вас есть идеи по тому, как было бы лучше организовать мастер-классы, напишите об этом в комментариях!

 

5. Зона регистрации.

В начале каждого дня это была самая важная зона. То, как здесь организован сервис, не только задает настроение всему мероприятию, но и определяет, начнется ли само мероприятие вовремя или будет задержано.

Организация самой регистрационной зоны тоже та еще головная боль. В этот раз мы пытались выстроить очередь так, чтобы человек попадал в нее, сразу выходя из гардероба, а стоя в очереди, обязательно проходил мимо стола с бейджом, находил его и прицеплял. Последнее, кстати, очень важно, потому что мы не всех в лицо помним, а многих и не знаем, а отметить, что игрок уже явился, нужно в момент оплаты участия, чтобы избежать последующей переклички (мы же не пионеры!).

Важен, конечно, не только сбор взносов и регистрация, но и то, что происходит сразу после. К сожалению, из-за того, что я был постоянно занят, времени на общение с участниками турнира почти не оставалось, а ожидать начала мероприятия тем, кто приехал рано, очевидно, пришлось долго...

6. Церемония награждения.

Если с церемонией открытия мы откровенно налажали — ее не было ни на плазмах, ни в трансляции, то к церемонии награждения честно попытались всё исправить. Не обошлось без проблем, конечно, — длинный HDMI-кабель, который работал в свернутом состоянии, в развернутом работать перестал. Хорошо, у Японского дома нашелся кабель подходящей длины. В общем, всегда имейте запасной шнурок для всего на свете и не экономьте на мелочах.

Но речь даже не об этом. Пространства вокруг 4-х метрового пресс-волла внезапно оказалось меньше, чем мы рассчитывали!

И в то же время призы оказались дальше от точки съемки, чем мне бы хотелось.

Вообще сейчас я как никогда силен задним умом и понимаю, что нужен человек, который бы приносил призы ведущим церемонию награждения людям, чтобы они сами не бегали постоянно от зрителей куда-то налево. Пока ведущий говорит свои поздравления, помощник готовит приз следующему победителю — это и ускоряет процесс, и делает визуальную часть куда более приятной.

Выделение времени на фотосессию и сама ее организация тоже были в большей степени случайными процессами.

ИМХО, фотограф-профессионал в команде всё же нужен. Во-первых, у меня чуть руки не отвалились, пока я фоткал всех участников во время игровых сессий, во-вторых, я не умею хорошо снимать и большую часть снимков пришлось выкинуть. В третьих, я не могу снимать сам себя, например, на церемонии награждения. В четвертых, фотограф — это не только тот человек, который жмет на кнопку затвора, но и который после берет на себя обработку изображений, а подготовить 100 фоток с лицами участников — это долго и муторно.

Ну и самое главное — призы.

Призовой фонд от Лиги в денежном исчислении составил что-то около 60 тысяч рублей! Большая часть этих денег, конечно, ушла на приз первому месту. Еще примерно 10 тысяч стоили девять подушек. Остальное — компенсация себестоимости товаров, предоставленных спонсорами. К сожалению, ни один спонсор не готов идти в минус, а рекламы, которую дает Кубок, явно недостаточно для хорошей конверсии. Вот если бы нас показывали по ТВ, было бы другое дело, однако опыт работы с 1-м каналом показал, что телевизионщики очень не любят рекламировать всякие там клубы бесплатно, даже если снимают репортаж о них.

Призы от JPML, в свою очередь, стали приятной неожиданностью — мы сами узнали о них буквально накануне проведения Кубка! Они были абсолютно бесплатными для нас, но в то же время и их суммарная стоимость сравнительно мала. Впрочем, стоимость и ценность в данном случае не одно и то же.

7. Бюджет.

Общая смета примерно следующая: 60к на призы, 70к — билеты Ямаи-сану (визу и проживание взял на себя Японский дом), 10к — на газели, такси и прочие доставки. 10к — на оборудование для мастер-класса (свет, HDMI-свитч, HDMI 2 VGA конвертер). Еще 5к стоили услуги дизайнера и столько же — печать баннера для пресс-волла с доставкой. Ну и кофе-брейки около 10к. Итого: 170к рублей! Сколько там наберется по мелочам: спец. скотч для крепления проводов к ковролину (около 1000 рублей), блок питания на 3В (еще около 1000 рублей) и т.п. — это я даже не пытался учитывать.

А еще замена ЭКЛЗ в кассовом аппарате, налог с дохода в 6%, оплата услуг бухгалтеров (они на аутсорсе у нас).

С одной стороны, Кубок себя окупает в ноль, с другой, здесь не учтены расходы Японского дома, который не только предоставил зал и принял Ямаи-сана, но и организовал выход своих сотрудников на работу в выходные дни. Кроме того, нужно оставить достаточно средств для проведения еще более масштабного турнира в следующем году...

Если, вдруг, вы таки выбрали первый вариант не шутки ради — напишите мне на почту, ок?

9. Хироси Ямаи-сан.

Мы давно хотели пригласить профессионала из Японии и в этом году сделали это. Ямаи-сан любезно согласился приехать в Москву в марте! Вообще, если вы думаете, что пригласить его было просто, то ошибаетесь. Во-первых, мы не могли позвать кого угодно — этот вопрос нужно было тщательно согласовать. Во-вторых, профессионалы в JPML заняты почти круглый год — лиговые игры, телепередачи, организаторская деятельность и т.д. В Японии вообще любят всё планировать и, связавшись с JPML летом 2015 года, мы узнали, что возможность будет только в марте 2016!

Сам визит Ямаи-сана в Москву также не был прост. Да, Японский дом помог с визой и проживанием. Однако экскурсионная программа оказалась полностью возложена на Диму Зубко. Ему же достаталась роль переводчика — роль, безусловно, ключевая.

И, разумеется, вы не можете купить авиабилеты на любое время вылета в любой удобный вам день! Ямаи-сан приехал в четверг вечером, а улетел обратно в понедельник днем. На всю пятницу мы совместно с Японским домом составили для него насыщенную программу. И всё это было бы нам в удовольствие, если бы не такой маленький нюанс: в эту же пятницу нужно было завезти весь игровой инвентарь, включая столы, в Японский дом, а также полностью подготовить зал к проведению самого крупного российского турнира!

Вам же, дорогие игроки, с пятницы досталось, как мы и обещали, интервью с Ямаи-саном! Оно очень интересное, пожалуйста, обязательно посмотрите его, кроме того, я добавил субтитры для большего удобства.

Кстати, кого бы из профессионалов вы хотели бы видеть в следующий раз? Обязательно напишите об этом в комментариях!

10. Иногородним участникам.

Я очень благодарен вам за то, что вы нашли время, силы и средства, чтобы приехать в Москву на Кубок Японского дома! И вам мне бы хотелось задать два вопроса, которые почему-то раньше никто не задавал...

---

На этом у меня всё. Если у вас остались какие-то вопросы, пожалуйста, пишите мне лично или оставляйте их в комментариях к этой записи — я обязательно отвечу каждому при первой же возможности.